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Secretária virtual no WhatsApp: caso Leví Clinic

Seis profissionais, uma recepção e 15 mil mensagens de WhatsApp. A Leví Clinic passou a confirmar, atender e fechar o repasse sem planilha, com a secretária virtual sempre ativa.

930Mensagens respondidas à noite e no fim de semana
15.418Mensagens de WhatsApp atendidas pelo sistema
100%Fechamentos de repasse dos profissionais feitos e pagos pelo sistema, sem planilha
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O problema

Como era antes

Dor 1O WhatsApp da recepção era a agenda, o caixa e o arquivo ao mesmo tempo: quem confirmou, quem faltou e quem pediu remarcação ficava na memória de quem atendeu naquele dia.
Dor 2Uma em cada seis mensagens de paciente chega à noite ou no fim de semana. Antes, ficavam sem resposta até o dia seguinte, e parte dos pacientes não voltava a escrever.
Dor 3O repasse de seis profissionais era fechado na mão, com planilha, retrabalho e conferência nota por nota a cada mês.
Dor 4Prontuário, receita e atestado sem assinatura digital com validade legal, e sem histórico único por paciente.
Dor 5Quando um paciente desmarcava, o horário ficava vazio: ninguém tinha tempo de ligar para a lista de espera, e a agenda dos seis profissionais perdia encaixes toda semana.
Dor 6Contas a pagar e a receber viviam em planilhas separadas, sem visão do caixa do mês, e o estoque de materiais era conferido no olho: faltava insumo na hora do procedimento e sobrava compra repetida.

O que fizemos

Passo a passo da implantação

  1. Migração dos pacientes e da agenda para o ClinicForge IA, com a equipe operando pelo celular desde o primeiro dia.
  2. Secretária virtual no WhatsApp da clínica: responde a qualquer hora, confirma e lembra consultas, tira dúvidas de preço e convênio e agenda dentro da grade real de cada profissional. Emergência e assunto clínico vão direto para a equipe.
  3. Agenda com check-in, sala e cobrança na mesma tela, e lista de espera que oferece o horário vago sozinha.
  4. Prontuário único por paciente, com receitas, exames e atestados assinados digitalmente pelo profissional que atendeu.
  5. Repasse calculado a cada consulta pela regra de cada profissional, com extrato mensal para ele aprovar pelo celular, nota fiscal anexada pelo link e pagamento programado no financeiro.
  6. Financeiro e estoque no mesmo sistema: contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e DRE na mesma tela do repasse; almoxarifado com entrada pela nota fiscal, baixa automática por procedimento e alerta de reposição quando o material chega ao estoque mínimo.

Tempo total de implantação: Em uso desde junho de 2026

O resultado

Em números

930
antesficavam para o dia seguinte
Mensagens respondidas à noite e no fim de semana
15.418
antessó em horário comercial
Mensagens de WhatsApp atendidas pelo sistema
100%
antesplanilha, todo mês
Fechamentos de repasse dos profissionais feitos e pagos pelo sistema, sem planilha
1.192
antesplanilha e memória da recepção
Pacientes cadastrados com histórico único no sistema
1.218
antesespalhadas no celular da recepção
Conversas de WhatsApp com histórico completo no CRM
145
antesimpressos, sem assinatura digital
Documentos clínicos assinados digitalmente com validade legal

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